Aby sprostać potrzebom współczesnych pracowników, przestrzeń robocza musi być obecnie elastyczna i łatwa w przystosowaniu. W obliczu post-pandemicznych zmian w modelu pracy polski oddział firmy EIT InnoEnergy postanowił zmodyfikować swoją tradycyjną przestrzeń biurową. ShareSpace pomogło usprawnić i zoptymalizować cały proces wynajmu. Przeprowadziliśmy wywiad z Jolantą Łomakin, asystentką zarządu w InnoEnergy Central Europe, aby poznać więcej szczegółów na ten temat
EIT InnoEnergy to jeden z największych na świecie inwestorów w innowacje w obszarze zrównoważonej energii. Spółka koncentruje się na wspieraniu transformacji energetycznej i jest wiodącą siłą napędową rozwoju zrównoważonej energetyki, dostarczając technologii i umiejętności koniecznych do realizacji założeń Unijnego Zielonego Ładu i europejskich celów w zakresie dekarbonizacji.
Firma EIT InnoEnergy jest wspierana przez Europejski Instytut Innowacji i Technologii (inicjatywa Unii Europejskiej) oraz przez udziałowców, będących czołowymi światowymi innowatorami w dziedzinie zrównoważonej energii i w przemyśle. Należą do nich między innymi TOTAL, EDF, Volkswagen, Capgemini, Schneider Electric oraz Tauron.
“Naszym głównym kryterium wyboru była elastyczność powierzchni. […] Chcieliśmy mieć pewność, że podejmiemy możliwie najlepszą dla firmy decyzję. ShareSpace dostarczyło konkretnych danych, na podstawie których mogliśmy podjąć tę właśnie decyzję.”
-Jolanta Łomakin, Management Assistant w EIT InnoEnergy Central Europe
Czy może Pani w kilku zdaniach przedstawić InnoEnergy naszym czytelnikom?
EIT InnoEnergy to Europejska spółka, która powstała w 2010 roku. W InnoEnergy zajmujemy się inwestowaniem w projekty innowacyjne z zakresu zielonej transformacji, czyli energii pozyskiwanej z odnawialnych źródeł.
Oprócz naszego biura w Krakowie InnoEnergy ma swoją siedzibę w Niemczech, we Francji, w Szwecji, w Portugalii, w Hiszpanii, w Holandii oraz w USA.
Czy może Pani opowiedzieć nieco więcej o modelu pracy, w jakim operują Państwo w InnoEnergy?
Od czasu pandemii operujemy w ramach hybrydowego modelu pracy. Pomimo pomysłu, który pojawił się jesienią zeszłego roku, aby niemalże całkowicie powrócić do pracy z biura, pracownicy przyzwyczaili się do możliwości pracy zdalnej do takiego stopnia, że zarząd postanowił pozostać przy modelu pracy hybrydowej.
Pracownicy InnoEnergy Central Europe-w zależności od ich stanowiska-mają więc możliwość podjęcia decyzji, kiedy chcą przychodzić do biura, a kiedy pracować z domu.
Wspomniała pani, że to właśnie pandemia naświetliła potrzebę optymalizacji przestrzeni biurowej. Czy może Pani powiedzieć nam coś więcej na ten temat?
Mimo że poprzednie biuro było bardzo przyjemne, istniała tam spora powierzchnia, która nie była wykorzystana, ponieważ pracownicy swoje zadania wykonywali w domu. Sprawiało to wrażenie pustki i można powiedzieć, że brakowało tam życia.
Pierwotnie rozważaliśmy pomysł pozostania przy wynajmie tradycyjnej powierzchni biurowej. Z czasem jednak stwierdziliśmy, że mimo przeniesienia się do mniejszego biura, nadal może to nie rozwiązać wrażenia pustej przestrzeni. Kolejnym krokiem była decyzja o wynajmie biura serwisowanego. Podobał nam się pomysł wspólnej przestrzeni dzielonej z innymi najemcami, gdzie będzie można się z kimś spotkać i porozmawiać.
Jak wyglądał sam proces poszukiwania i wynajęcia biura?
Najpierw ustaliliśmy, w której części Krakowa chcemy, żeby było zlokalizowane nasze nowe biuro. W momencie, kiedy zdecydowaliśmy, że skłaniamy się ku idei wynajmu biura serwisowego, przeprowadziliśmy własny research dostępnych miejsc. Wtedy właśnie trafiliśmy na wyszukiwarkę ShareSpace, której użyliśmy do stworzenia listy czterech potencjalnych biur. Wyszukiwanie zdołaliśmy zawęzić dzięki dostępnym filtrom. Na tym etapie skontaktowaliśmy się z ShareSpace z prośbą o więcej szczegółów. Wkrótce potem skontaktował się z nami Doradca.
Umówienie spotkań w celu obejrzenia wszystkich czterech przestrzeni biurowych zajęło nam dwa dni robocze. Same wizyty w biurach zajęły nam jeden dzień. Późniejszy proces decyzyjny po naszej stronie zajął nieco więcej czasu, ponieważ był bardziej złożony.
Jakie były główne kryterium, które zadecydowało o wyborze biura?
Naszym głównym kryterium wyboru była elastyczność powierzchni. Gdy doszliśmy do etapu wyboru między dwoma finałowymi biurami, rozmowy z ich operatorami zajęły nam około półtora miesiąca. Naszym celem było ustalenie zasięgu możliwych do dokonania zmian. Chcieliśmy mieć pewność, że podejmiemy możliwie najlepszą dla firmy decyzję. ShareSpace dostarczyło konkretnych danych, na podstawie których mogliśmy podjąć tę właśnie decyzję.
Jak wyglądała komunikacja z operatorami biur?
Po wizycie w biurach założono nam profil [na ShareSpace], dzięki któremu mogliśmy komunikować się z operatorami przestrzeni. To bardzo praktyczne rozwiązanie, ponieważ cała komunikacja mogła odbywać się za pośrednictwem właśnie tego narzędzia.
W jaki sposób biuro znalezione dzięki ShareSpace spełniło Państwa oczekiwania?
Biuro serwisowane spełnia nasze oczekiwania w wielu aspektach. Znajduje się tam przestrzeń wspólna, a miejsce samo w sobie jest nowoczesne i miło urządzone. Na plus przemawia również lokalizacja i dojazd. Pracownicy mogą korzystać z różnych udogodnień, na przykład parkingu rowerowego. (Mamy kilka osób dojeżdżających do pracy rowerami, więc był to dla nas znaczący czynnik).
Oprócz funkcjonalnej części wspólnej zależało nam również na odpowiednio wyodrębnionej przestrzeni biurowej dla naszej firmy. Oprócz kilku gabinetów mamy też dwie małe salki do naszej dyspozycji. Oczywiście są też dodatkowe pomieszczenia i budki telefoniczne dostępne do zarezerwowania.
Wspomniała Pani, że ostatnie biuro EIT InnoEnergy było biurem tradycyjnym, podczas gdy nowe biuro jest przestrzenią flex (serwisowaną). Jakie różnice zauważyli Państwo między poprzednim a obecnym modelem najmu?
Z czysto formalnego punktu widzenia odpadło nam kilka faktur. Nie musimy się przejmować tym, czy zostały na przykład zamówione napoje, kawa lub środki czystości… Wszystko to jest zapewnione, a my otrzymujemy za te wszystkie usługi jedną, ogólną fakturę. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie.
Jak posiadanie biura serwisowanego pozwala na efektywny networking i budowanie społeczności?
Przestrzeń wspólna, czyli głównie kuchnia z przylegającą częścią jadlaniano-wypoczynkową znakomicie sprzyja networkingowi z innymi najemcami biura. Jest to jeden z elementów, który przeważył decyzję o sposobie najmu biura z tradycyjnego na serwisowane. W trakcie pandemii, kiedy liczba osób pracujących z biura znacznie spadała, bardzo brakowało nam liczniejszych kontaktów socjalnych, budowania nowych relacji, które są dla nas ważnym aspektem.
Od wprowadzenia do nowej lokalizacji minęły już niemal dwa miesiące. Jak nowe biuro oceniają pracownicy?
Chociaż w poprzednim biurze spora część pracowników pracowała w części open space, ten system nie do końca się sprawdzał. Wielu pracowników było też za tym, aby mieć możliwość pracować zespołowo w mniejszych zamkniętych pomieszczeniach. Teraz w nowym biurze każdy może znaleźć przestrzeń dla siebie, co znacznie zwiększa poziom komfortu.
Czy jest jakaś rada, jakiej udzieliliby Państwo innym firmom szukającym biura?
Korzystanie z usług Doradcy to chyba najlepsza rekomendacja, jakiej mogłabym osobiście udzielić firmom poszukującym przestrzeni biurowej. To naprawdę bardzo przyspiesza proces poszukiwania biura. W każdym momencie mogliśmy liczyć na rekomendacje oraz korzystać z eksperckiej wiedzy, jaką posiada Doradca. Odnosi się to między innymi do kwestii formalno-prawnych, na przykład w temacie umowy najmu, ale nie tylko. Mogliśmy również liczyć na doradztwo w kwestiach takich jak funkcjonalność danej powierzchni oraz jej dostosowanie do konkretnych potrzeb naszej firmy. Dzięki temu byliśmy w stanie wziąć pod uwagę potencjalnie istotne aspekty wynajmu, o których wcześniej nie myśleliśmy.
Znajdź biuro do wynajęcia Warszawa
ShareSpace to pierwszy na świecie kompleksowy marketplace do wynajmu biura łączący firmy z operatorami tradycyjnych i elastycznych powierzchni. ShareSpace stworzył kompleksowy proces wynajmu, który obejmuje wyszukiwarkę z dostępnością biur i cenami w czasie rzeczywistym oraz funkcjonalny panel komunikacyjny. Firma jest pionierem w wykorzystaniu technologii blockchain do bezpiecznego podpisywania umów online. Skontaktuj się z naszym doradcą lub skorzystaj z wyszukiwarki ShareSpace i zapoznaj się z szeroką ofertą biur serwisowanych i tradycyjnych.
