Warte nicht. Dies ist der letzte Moment, um Dein Büro zu wechseln und Dein Team zur Arbeit zu motivieren.
In einem kürzlichen Interview mit der BBC sagte der CEO und Mitbegründer von Slack, Steward Butterfield: “Wir haben die einmalige Gelegenheit, die Art und Weise, wie wir arbeiten und unsere Geschäfte führen, komplett zu verändern”. Es ist unmöglich, ihm nicht zuzustimmen. Es war die Covid-19-Pandemie, die die Veränderungen beschleunigte, von denen Visionäre seit Jahren sprachen – allgemeine Fernarbeit und weit verbreitete Revolution im Bürodesign.
Die Pandemie zwang die Führungskräfte der größten Unternehmen der Welt, eine grundlegende Frage zu beantworten: Wozu dient Büro? In der Vergangenheit wurde das Büro einfach als Arbeitsplatz angesehen. Die Pandemie hat uns jedoch dazu gebracht, es als den Kern der Unternehmenskultur anzusehen. Büroräume regen die Kreativität an und fördert die Zusammenarbeit, die jedes Unternehmen benötigt. Es ist nicht nur ein Ort, an dem gearbeitet wird. Hier prallen Ideen aufeinander, steigt die Produktivität und die Menschen treten in lang ersehnte Interaktionen miteinander.
Hybride Zukunft der Arbeit
Experten sind sich einig: Die Zukunft der Arbeit wird hybrid sein. Remote Work hat seine Vorteile, zu denen vor allem der Wegfall des lästigen Pendelns und die Erweiterung des Talentpools gehören. Die Pandemie zeigte, dass Online-Meetings effektiv durchgeführt werden konnten, aber im Laufe der Zeit verblasste die Begeisterung für die Arbeit von zu Hause aus und die Produktivität begann zu sinken. Es stellte sich heraus, dass die Arbeit von zu Hause aus das Lesen der Körpersprache unmöglich macht, die Kommunikation behindert und die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verwischt.
Microsoft-Chef Satya Nadella sagte in einem Interview mit dem “New Yorker”, dass Technologie die menschliche Interaktion niemals ersetzen wird. Untersuchungen haben gezeigt, dass wir Menschen und Treffen mit Kollegen am meisten vermissen. Gleichzeitig befürworten die meisten Befragten ein hybrides Modell – Arbeiten teils vom Büro, teils von zu Hause aus.
3 Modelle zur Steigerung der Produktivität Deines Teams
Zusammen mit der Beschleunigung der Impfungen gegen Covid-19 und der Ankündigung, die Beschränkungen aufzuheben, planen viele Unternehmen, in ihre Büros zurückzukehren. Dies ist der letzte Moment, um darüber nachzudenken, wie die Büroräume für die Rückkehr der Mitarbeiter sicher und produktiv vorbereitet werden können.
Die Zukunft der Büroräume wird von drei Modellen geprägt: Hub-and-Spoke, Büro als Projekthub und Büro mit reduzierter Dichte.
Hub-and-Spoke
Früher war die gängigste Lösung ein Modell, bei dem das Unternehmen einen Hauptsitz hat – meist in einem prestigeträchtigen Stadtteil. Aber mit der Verbreitung von Remote-Arbeit, Technologie- und Bankengiganten wie Google, JP Morgan und Metro Bank begannen, auf das Hub-and-Spoke-Modell umzustellen.
Was genau ist Hub-and-Spoke? Bei diesem Modell verfügt das Unternehmen über einen zentralen Büroknotenpunkt – meist in der Innenstadt, der vor allem als Ort für Meetings, Events und die Zusammenarbeit zwischen Teams dient. Spoke in diesem Modell sind jedoch kleinere Außenbüros in anderen Städten oder Bezirken, die weiter vom Zentrum entfernt, aber näher an typischen Wohngebieten liegen.
Spoke kann bedeuten sowohl klassische als auch flexible Büroräume oder “Hot Desks” in Coworking Spaces. In einem solchen Modell findet die Arbeit beispielsweise 1-2 Tage remote und 3 Tage im Büro statt. Der Mitarbeiter muss jedoch nicht jedes Mal zum Firmensitz fahren, sondern kann die Büroräume näher an seinem Wohnort nutzen.
Untersuchungen zeigen, dass ein solches flexibles Arbeitssystem die Produktivität fördert, die Rentabilität steigert und die Work-Home-Balance erleichtert. Ein unbestrittener Vorteil für Unternehmen ist die Tatsache, dass sie durch Hub-and-Spoke den Pool an Talenten und potenziellen Bewerbern erweitern können. Umweltfreundlichkeit und ein kleinerer CO2-Fußabdruck sind ebenfalls wichtig. Kleinere Hauptsitze verursachen weniger Kosten und Emissionen, ganz zu schweigen von den Vorteilen kürzerer Arbeitswege.
<h2>Professionelle Büroräume</h2>
– Unternehmen befinden sich im Wandel aktueller Strategien der Immobilienverwaltung. Sie bewegen sich in Richtung eines Satellitenmodells, bei dem das Hauptbüro – das Hub des Unternehmens – auf neue Bedürfnisse reagiert. Diese Büros sind mit zahlreichen Konferenzräumen und Ruhezonen sowie diversen anderen Raumtypen für den unmittelbaren Bedarf ausgestattet. Auf der anderen Seite ermöglichen zusätzliche Büros, die sich in Wohngebieten befinden, den Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu professionellen Büroräumen in der Nähe des Wohnorts – sagt Robert Chmielewski, CEO und Mitbegründer von ShareSpace.
Hub-and-Spoke-Modell kann viele Formen annehmen. So kann ein Unternehmen beispielsweise seine Mitarbeiter mit Mitgliedskarten eines ausgewählten Coworking-Netzwerks ausstatten und ihnen so die Nutzung eines günstig gelegenen Space ermöglichen. Mitarbeiter können über die Anwendung dedicated Desks reservieren oder in einem gemeinsamen Coworking Space arbeiten.
Eine andere Lösung ist die Einführung der Mitarbeiterrotation. Ein Unternehmen vermietet beispielsweise 25 Stellen für ein 50-köpfiges Team in einem Büro mit Service, und die Mitarbeiter wechseln alle zwei Wochen. Wenn das Team wächst, kann der Raum den aktuellen Bedürfnissen angepasst werden. Der große Vorteil dieser Anordnung ist die Tatsache, dass man nur für die tatsächlich genutzte Fläche zahlt und so die Kosten optimieren kann.
Das Büro als Projekt-Hub
Es ist bewiesen, dass sich in einem gemeinsamen Raum zu befinden sich positiv auf die Leistung des Teams auswirkt und zu kreativem und innovativem Denken anregt. Es ist auch viel einfacher, effektives Onboarding oder Mitarbeiterschulungen im physischen Raum durchzuführen. Darüber hinaus wird die gemeinsame Zeit wahrscheinlich der Hauptmagnet sein, der die Menschen zurück ins Büro bringt.
All dies veranlasst viele Unternehmen, sich für die Übernahme des Büromodells als Projekt-Hub zu entscheiden. Diese Lösung kann viele Formen annehmen, aber der Hauptzweck bleibt der gleiche: einen Raum zu schaffen, der Diskussionen und Teamarbeit fördert und die Kommunikation in einer postpandemischen Welt erleichtert.
Die Entscheidung, ein Büro in eine Projektdrehscheibe zu verwandeln, erfordert, sich einige wichtige Fragen zu stellen:
- Wie sollen die Leute in diesem Raum arbeiten? Sind es Brainstorming-Sitzungen oder eher ruhige, konzentrierte Arbeit? Oder vielleicht dynamische Meetings oder lange Diskussionen in der Rathausformel?
- Wer wird den Raum nutzen? Wird es ein oder mehrere Teams sein?
- Wie viele Personen werden den Raum gleichzeitig nutzen?
Die Antworten auf diese Fragen sind ein guter Ausgangspunkt für die Gestaltung oder Neugestaltung eines Raums. Danach ist es gut, über kompliziertere Fragen nachzudenken, wie zum Beispiel die Verwendung von Möbeln und Geräten oder die genaue Aufteilung der einzelnen Räume.
Über folgende Themen lässt sich sicherlich nachzudenken:
- Was sollte im Mittelpunkt des Büros stehen? Wird es ein großer Konferenztisch oder vielleicht ein weniger formeller Bereich mit Sofas und Sesseln?
- Wie viele Konferenzräume/Besprechungsräume werden benötigt?
- Soll der Raum in einem Halbkreis oder Kreis angeordnet werden, damit der Blickkontakt leichter ist?
- Benötigst Du Schiebewände und mobile Boards?
- Oder lohnt es sich vielleicht, über Tischfußball oder eine Tischtennisplatte oder aber eine Kücheninsel nachzudenken, die sich in den Pausen bewähren?
Dies sind natürlich nur einige Beispiele, wie ein Shared Space gestaltet werden kann. Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten. Neben dem gemeinsamen Raum sollte man auch an privatere Orte nachdenken, wie zum Beispiel:
- Kleine Tagungsräume
- Private Büros
- Schreibtische für individuelles Arbeiten in reduzierter Dichte
- Telefonzellen
- Informelle Entspannungszonen
Der Schlüssel ist hier ein Konzept, mit dem man das Büro wie ein Fitnessstudio nutzen kann. Das heißt, je nach Bedarf zwischen verschiedenen Abschnitten wechseln. Einen Tag Einzeltraining an den ausgewählten Geräten, den anderen – Gruppentraining mit einem Trainer. Der Arbeitsplatz und die einzelnen Positionen sollten ähnlich organisiert sein. Verschiedene Teile des Büros erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Wir können die Telefonzelle benutzen, wenn wir einen Termin oder ein Online-Meeting haben. Eine andere Art von Raum dient den Projektbesprechungen und eine andere dem ruhigen Arbeiten, wenn Aufgaben Konzentration erfordern.
– Obwohl die meisten Unternehmen in gewissem Umfang Fernarbeit erlauben, ist die Bereitstellung eines professionellen Arbeitsplatzes für die Mitarbeiter unabdingbar. Auf diese Weise erhöht sich die Flächenvielfalt bei gleichzeitiger Optimierung der Betriebskosten – sagt Robert Chmielewski.
Büro mit geringer Dichte
Bei dem dritten Konzept der Neuordnung des Büros wird die Reduzierung der Anzahl gleichzeitig arbeitender Personen im selben Raum angenommen. Seine Hauptprämisse ist die Einführung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich einer Reduzierung der Sitzplatzbelegung um 50 % in allen Arten von Räumen – Konferenzräumen, Gemeinschaftsräumen und Ruhezonen.
In diesem Fall sind folgende Aspekte am wichtigsten zu berücksichtigen: räumliche Entfernung und das Verkehrsfluss im Gebäude oder im gegebener Etage. Zunehmende physische Distanz ist mit einer geringeren Anzahl von Personen im Büro verbunden und mit der Einführung von Barrieren wie Schiebewänden oder Sichtschutzwänden. So kann beispielsweise ein 20-Personen-Konferenzraum durch das Entfernen von Stühlen und das Einbringen dünner Plexiglaswände an neue Regeln angepasst werden. Ein großer Raum oder Büro kann auch in kleinere Büros oder einzelne, isolierte Arbeitsecken unterteilt werden.
Wenn es um die Bewegung der Mitarbeiter im Büro geht, ist es wichtig, “sichere” Gänge (ein- oder beidseitig) zu schaffen und die Möbel so anzuordnen, dass das Risiko eines zu engen Kontakts minimiert wird. Man sollte überlegen, was bewegt und positioniert werden kann, um eine physische Barriere zu bilden. Nicht alles kann geändert werden – es wird eher unmöglich sein, die Aufteilung der Räume oder die Breite der Flure zu ändern.
Wenn es darum geht, die Raumdichte zu reduzieren, bietet es sich an, den Raum mit beweglichen Möbeln und modularen Lösungen auszustatten – zum Beispiel Tafeln auf Rädern oder Magnettapeten, die ausgerollt und an jede Wand gelegt, dann aufgerollt und versteckt werden können. Man kann auch berührungslose Lösungen nutzen oder eine Anwendung zur Buchung von Konferenzräumen und deren Belegung einführen.
Es wird auch nützlich sein, den Raum klar zu markieren – welche Plätze besetzt werden können und welche frei bleiben sollen, sowie klare und lesbare Anweisungen, wie man sich auf der Etage oder im Gebäude bewegt.
Sei flexibel
Welches Modell Du auch wählst, Flexibilität ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Rückkehr ins Büro. Das Büro wird nicht mehr nur ein Arbeitsplatz sein – es soll auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen und sich an die Tätigkeit der Mitarbeiter anpassen. Gleichzeitig soll der Raum zum Arbeiten inspirieren und zum Bleiben darin
anregen.Die lang ersehnte Rückkehr ins Büro kann für viele Unternehmen eine große Chance sein. Stewart Butterfield, am Anfang des Textes zitiert, sagte, dass die Rückkehr in die Büros “eine Chance ist, das Beste aus unserer Unternehmenskultur fortzuführen und uns gleichzeitig von schlechten Gewohnheiten und ineffizienten Prozessen zu befreien”. – Jede Führungskraft glaubt, dass sie etwas besser machen kann und Dinge schneller gehen können: Das ist ihre Chance – glaubt er.
