Napjainkban az irodáknak agilisnak és alkalmazkodónak kell lenniük, hogy ki tudják elégíteni a modern munkaerő igényeit. A világjárvány után bekövetkező változások tükrében az EIT InnoEnergy optimalizálni szerette volna a rendelkezésére álló teret, a ShareSpace pedig egyszerűbbé és zökkenőmentessé tette számára, hogy ennek megfelelően a hagyományos irodát hátrahagyva szolgáltatott irodát tudjon bérelni. Jolanta Łomakinnal, az EIT InnoEnergy közép-európai részlegének vezetői asszisztensével beszélgettünk ennek részleteiről.
Az EIT InnoEnergy a világ egyik legnagyobb befektetője a fenntartható energetikai innovációk területén. A vállalat az energetikai átállás támogatására összpontosít, és élen jár a fenntartható energia kifejlesztésében, mert olyan technológiákat és készségeket biztosít, amelyek az európai zöld megállapodás és az európai széntelenítési célkitűzések teljesítéséhez szükségesek.
Az EIT InnoEnergy az Európai Innovációs és Technológiai Intézet (az Európai Unió kezdeményezése) támogatását élvezi, részvényesei pedig a fenntartható energia és ipar világelső befektetői. Közéjük tartozik többek között a TOTAL, az EDF, a Volkswagen, a Capgemini, a Schneider Electric és a Tauron.
„A döntésünk legfőbb kritériuma a hely rugalmassága volt. […] Gondoskodni akartunk arról, hogy a lehető legjobb döntést hozzuk meg a vállalat szempontjából. A ShareSpace konkrét adatokkal szolgált, ami lehetővé tette számunkra a helyes döntés meghozatalát.”
-Jolanta Łomakin, az EIT InnoEnergy közép-európai részlegének vezetői asszisztense
Bemutatnád az InnoEnergyt az olvasóinknak?
Az InnoEnergy egy európai vállalat, amit 2010-ben alapítottak. Innovatív projektbe fektet be a zöld átállás területén, mint amilyen például a megújuló erőforrásokból származó energia.
A krakkói iroda mellett Németországban, Franciaországban, Svédországban, Portugáliában, Spanyolországban, Hollandiában és az Egyesült Államokban is jelen vagyunk.
Beszélnél kicsit az InnoEnergy munkamodelljéről?
A világjárvány óta hibrid munkamodellt alkalmazunk. Bár tavaly ősszel felmerült, hogy szinte teljes egészében visszatérünk az irodai munkavégzésre, a munkavállalóink annyira hozzászoktak a távmunkához, hogy a vezetőség a hibrid munkamodell folytatása mellett döntött. Munkakörüktől függően az InnoEnergy közép-európai részlegének alkalmazottai saját maguk döntik el, mikor jönnek be az irodába, és mikor dolgoznak inkább otthonról.
Ahogy korábban említetted, a világjárvány rávilágított arra, hogy optimalizálni kell az irodai teret. Kifejtenéd ezt részletesebben?
Bár az előző irodánk meglehetősen kellemes volt, a hely nagy részét nem használtuk ki, mert sok munkavállalónk otthonról dolgozott. Emiatt az iroda üresnek és elhagyatottnak tűnt. Azt is mondhatnánk, hogy hiányzott belőle az élet.
Eleinte abban gondolkoztunk, hogy továbbra is hagyományos irodát fogunk bérelni. Ugyanakkor idővel rájöttünk, hogy hiába költöznénk kisebb irodába, az nem segítene azon, hogy ne érezzük üresnek a teret. Az jelentette a következő lépést, amikor a szolgáltatott iroda mellett döntöttünk. Tetszett nekünk az elképzelés, hogy más bérlőkkel közösen osztozunk a helyen, ahol találkozhatunk és beszélgethetünk másokkal.
Milyen volt az irodakeresési és -bérlési folyamat?
Először azt kellett kitalálnunk, hogy Krakkó melyik részében legyen az új iroda. Amint eldöntöttük, hogy szolgáltatott irodát bérlünk, elkezdtük saját magunk felkutatni az elérhető helyeket. Ekkor találtunk rá a ShareSpace keresőjére, aminek használatával négy lehetséges irodára bukkantunk rá. Az elérhető szűrőknek köszönhetően sikerült leszűkítenünk a keresést. Ekkor léptünk kapcsolatba a ShareSpace-szel, hogy további részleteket kérjünk az irodákról. Nem sokkal később felkeresett minket az egyik tanácsadó.
Mindössze két munkanap alatt sikerült leszervezni, hogy mind a négy irodát felkeressük. Az irodák bejárása egy napot vett igénybe. A későbbi döntéshozatali folyamat valamivel összetettebb volt, ezért kicsivel több idő kellett hozzá.
Mi volt az a fő kritérium, ami alapján az adott iroda mellett döntöttetek?
A döntésünk legfőbb kritériuma a hely rugalmassága volt. Amikor elérkeztünk ahhoz a szakaszhoz, hogy már csak két iroda maradt versenyben, nagyjából másfél hónap kellett ahhoz, hogy mindent megbeszéljünk az üzemeltetőkkel. Ki szerettük volna deríteni, hogy milyen változásokat lehet eszközölni az egyes irodaházakban. Gondoskodni akartunk arról, hogy a lehető legjobb döntést hozzuk meg a vállalat szempontjából. A ShareSpace konkrét adatokkal szolgált, ami lehetővé tette számunkra a helyes döntés meghozatalát.
Hogyan jellemeznéd az irodák üzemeltetőivel folytatott párbeszédet?
Miután felkerestük az irodákat, lett egy profilunk a ShareSpace-en, így közvetlenül tudtunk kommunikálni az üzemeltetőkkel. Ez egy nagyon praktikus megoldás, mert az összes kommunikációra ugyanazon a felületen kerülhet sor.
Mennyiben felelt meg a ShareSpace-en talált iroda a követelményeiteknek?
Az új iroda számos tekintetben megfelelt az elvárásainknak. Van benne közös tér, és az egész modern benyomást kelt, szépen be van rendezve. Az elhelyezkedése szintén magáért beszél, mert nagyon jó a tömegközlekedése. A munkavállalók többféle kényelmi szolgáltatást is igénybe vehetnek, például külön kerékpártároló könnyíti meg a mindennapjaikat (sok munkavállalónk kerékpárral jár be az irodába, ezért ez fontos tényező volt számunkra).
A jól használható közös tér mellett egy megfelelően kijelölt területet akartunk biztosítani a vállalatunknak. A különálló irodák mellett két kisebb terem is a rendelkezésünkre áll. Természetesen további helyiségeket és telefonfülkéket is használhatunk foglalás esetén.
Említetted, hogy az InnoEnergy legutóbb egy hagyományos irodában volt, míg az új irodátok egy rugalmas, szolgáltatott iroda. Milyen különbségeket vettél észre az előző és a mostani irodamodell között?
Teljesen gyakorlati szemszögből nézve most kevesebb számláról kell gondoskodnunk. Például nem kell többé amiatt aggódnunk, hogy elég üdítőt, kávét vagy tisztítószert rendeltünk-e. Mindez rendelkezésre áll, és egyetlen számlával rendezhetjük az összes szolgáltatást. Ez nagyon kényelmes megoldás.
Hogyan teszi lehetővé a szolgáltatott iroda a hatékony networkinget és közösségépítést?
A közös tér, ami főként a konyhát, a mellette lévő ebédlőt és a pihenőt jelenti, tökéletes arra, hogy megismerkedjünk a többi bérlővel. Ez az egyik, ami arra ösztönzött minket, hogy a hagyományosról szolgáltatott irodára váltsunk. A világjárvány alatt, amikor jelentősen csökkent az irodában dolgozó emberek száma, nem nyílt lehetőség a társas interakcióra és új kapcsolatok kiépítésére, pedig ez nagyon fontos számunkra.
Már majdnem két hónapja vagytok az új helyen. Hogy tetszik a munkavállalóknak az új iroda?
Bár az előző irodában sokan egy nyitott irodahelyiségben dolgoztak, ez a felállás nem működött valami jól.
Sokan szerettek volna kisebb helyen, csapatban dolgozni. Most, az új irodában, mindenki megkeresheti a maga helyét, ami sokkal kényelmesebbé teszi a munkát.
Milyen tanácsot adnál az új irodát kereső vállalatoknak?
Személy szerint úgy gondolom, a legjobb, amit tehetnek, hogy felkeresik a ShareSpace egyik tanácsadóját. Ez rendkívüli mértékben fel tudja gyorsítani az irodakeresést. Mi mindig számíthattunk a tanácsadó szakértelmére, és nagyon hasznosnak találtuk a segítségét. Tanácsot tudott például adni a bérleti szerződéssel kapcsolatos hivatalos és jogi kérdésekben, és még számos más dologban is. A hely működéséről és lehetőségeiről is kérdezhettük, és azt is meg tudtunk vele beszélni, hogyan tud az új iroda igazodni a vállalatunk egyedi szükségleteihez. Ennek eredményeként olyan lényeges szempontokat is figyelembe tudtunk venni, amik korábban eszünkbe sem jutottak a bérlés kapcsán.
Keress kiadó irodát a ShareSpace-szel!
Szeretnél irodát bérelni a ShareSpace-en keresztül?
Derítsd ki, milyen ajánlatokkal és kényelmi szolgáltatásokkal várnak az egyes irodák! Akár modern berendezésű irodára, akár komplex informatikai infrastruktúrára, gyors internetre, recepcióra vagy biztonsági szolgálatra van szükséged, nálunk megtalálod, amit keresel.
A ShareSpace a világ első végpontok közötti irodabérlési piactere, amely összeköti a vállalatokat a hagyományos és rugalmas irodaszolgáltatókkal. A ShareSpace kidolgozott egy összetett bérlési folyamatot, ami magába foglalja a valós idejű elérhetőséget és árat mutató keresőt, valamit a hatékony kommunikációs panelt. A vállalat úttörő blokklánc-technológiát használva biztosítja a bérleti szerződések biztonságos, online aláírását. Lépj kapcsolatba a tanácsadóinkkal, vagy használd a ShareSpace keresőjét, hogy böngészhess a megannyi szolgáltatott és hagyományos iroda között!
