Als Tribe47, eine Firma für digitales Marketing, feststellte, dass das bisherige Büro nicht mehr ausreichte, war es Zeit für eine Veränderung. Das Unternehmen wandte sich an ShareSpace, um einen neuen Ort zu finden, in den Mitarbeiter und Management gerne zur Arbeit kommen würden.
Martyna Łapaj, Senior HR Specialist, Management Team Member bei Tribe47 und Head of Recruitment bei Talent47, hat sich mit uns zusammengesetzt, um darüber zu sprechen, wie sich ihr Prozess der Bürosuche seit der Nutzung von ShareSpace verändert hat und wie der neue Standort Tribe47 dabei hilft, seine Geschäftsziele zu erreichen und gleichzeitig das Unternehmen zusammenzubringen.
Kannst du uns zu Beginn ein wenig mehr über Tribe47 erzählen? Was macht ihr eigentlich?
Im Moment würde ich Tribe47 als einen digitalen Partner für digitale Unternehmen beschreiben. Wir sind eine 360-Grad-Marketing-Agentur, die Beratung, Erstellung und Umsetzung von Strategien für unsere Kunden anbietet. Bei Talent47 – das ebenfalls zu Tribe47 gehört – konzentrieren wir uns auf die Rekrutierung von Digital Marketern.
Zwischen digitalem Marketing, Recruiting und Beratung ist die Arbeit bei Tribe47 sehr vielseitig. Gab es in eurem alten Büro irgendwelche Herausforderungen bei der Unterstützung dieser unterschiedlichen Aufgaben?
Ja, wir hatten selbst mit grundlegenden Dingen wie der Internetverbindung an unserem vorherigen Standort Probleme; inzwischen ist alles, was wir im Unternehmen tun, digital, so dass ein gutes WLAN wesentlich ist. Außerdem hatten wir Probleme mit dem Standort und der Bereitstellung von Parkplätzen für unsere Kunden. Unser altes Büro war auch zu „offiziell“, wir sind ein sehr junges und dynamisches Unternehmen, während die meisten anderen Unternehmen im Gebäude Anwaltskanzleien waren. Wir hatten also einfach das Gefühl, dass wir einen anderen „Vibe“ hatten. Der letzte wichtige Punkt betraf eher die Art und Weise, wie der Bürokomplex verwaltet wurde. Wir wollten gerne mit der Büroverwaltung besser kommunizieren. Sie waren in dieser Hinsicht aber eher altmodisch eingestellt, so gar nicht digital.
Du hast vor kurzem ein Büro mit ShareSpace-Lösungen in nur 2 Monaten gemietet. Wenn Du zurückblickst, wie sah dein Prozess der Bürosuche vorher aus? Wie hat er sich seit der Zusammenarbeit mit ShareSpace verändert?
Unser altes Verfahren war weniger intuitiv und einfach zeitaufwändiger. Vorher musste ich die ganze Arbeit der Bürosuche übernehmen, obwohl ich keine Kenntnisse in diesem Bereich hatte. Mir wurde gesagt: „Das ist dein Budget, das ist die Anzahl der Arbeitsplätze, such etwas Schönes.” Da ich über Google gesucht habe, hat mich das viel Zeit gekostet und war wirklich chaotisch. Jetzt hat sich vieles geändert.
Was ich sagen möchte, und ich wiederhole es gerne noch einmal, ist, dass ShareSpace mir geholfen hat, Zeit zu sparen. Das war eine unglaubliche Verbesserung! Außerdem habe ich ShareSpace anfangs nur als Suchmaschine gesehen, aber dann habe ich gemerkt, dass man dort alles machen kann, einschließlich Recherche und Terminplanung.
Als es um die Anforderungen ging, hast du erwähnt, dass du einen Ort gesucht hast, der zur Unternehmenskultur passt und gut gelegen ist. Gab es noch weitere Anforderungen? Wenn ja, wie lauteten sie?
WLAN und eine gute zentrale Lage des Büros waren natürlich sehr wichtig, aber ich wollte einen Ort finden, der auch verschiedene Arbeitsbereiche bietet, in die man sich zurückziehen kann, um sich zu konzentrieren. Aber zusätzlich wollten wir auf jeden Fall einen großen offenen Raum – unbedingt. Also ein großer Raum in dem wir zusammen arbeiten können, ohne dass sich jemand aus dem Gebäude beschwert, dass wir zu laut wären. Und ja, wir brauchten unbedingt große Besprechungsräume. Das war wirklich wichtig, denn unsere Kunden können bis zu 6 Personen in ihrem Team haben, und wir können 6 bis 10 Personen in unserem Team haben, wenn wir uns zu einem Meeting treffen.
Wir wollten eine bessere Atmosphäre mit der Gemeinschaft innerhalb des Coworking Space – unser Team besteht aus offenen Menschen, die sich gerne vernetzen, also suchte ich nach einem Büro-Center, das mir die Zeit ersparen würde, verschiedene Integrationsaktivitäten zu organisieren. Die WeWork-Community hier organisiert Dinge wie Wettbewerbe und Treffen. Wir wollten einen Ort finden, der über eine Dachterrasse oder einen Innenhof verfügt – einen Ort, an dem man draußen arbeiten kann. Das ist etwas, was unsere Mitarbeiter im Sommer im vorherigen Büro sehr mochten.
Was ist mit deinem Arbeitsmodell? Wie viele Mitarbeiter wolltet ihr unterbringen?
Früher waren wir ein büroorientiertes Unternehmen, das die Remote-Arbeit, also im Home-Office erlaubte. Aber wir mieteten ein Büro, das uns allen Platz bot – 39 Mitarbeiter also 39 eigene Schreibtische. Wegen der Pandemie wurde unser Arbeitsmodell mehr zu einem „Mach, was du willst“. Im Moment könnte man sagen, unser Modell ist hybrid. Im neuen Büro haben wir uns für etwa 24 Schreibtische entschieden. Wir haben gesehen, dass manchmal nicht einmal 20 Leute kommen. Obwohl wir in Bezug auf die Anzahl unserer Mitarbeiter gewachsen sind, benötigen wir jetzt weniger Platz.
Das Büro, das deinen Anforderungen am besten entsprach, war WeWork Cedet, das eine großartige Ausstattung und eine noch bessere Lage bietet. Welche Funktionen der Plattform hast du bei deiner Bürosuche mit ShareSpace als besonders nützlich empfunden?
Was mir gefällt, ist, dass man mit dem Kommunikationsfeld über ShareSpace ein Gespräch mit dem Office-Administrator führen kann. Für uns war es wirklich wichtig, dass ich alle büroverwaltungsbezogenen Dinge immer über ShareSpace erledige. Mein Zeitmanagement ist nicht so klasse, und wenn ich wirklich Hilfe brauche, weiß ich, dass jemand da ist, der sich um die Dinge kümmert. Ich hatte das Gefühl, dass ShareSpace da war, um zu helfen und mich an den nächsten Schritt zu erinnern. Also etwas zu lesen oder auf etwas bestimmtes zu antworten. Wie ich schon sagte, wir sind total digital. Wenn sich unsere Partner also auch für digitale Lösungen entscheiden – auch was das Signatur-Tool angeht – ist das „wie Musik in meinen Ohren.
“Mir gefiel die Suchmaschine, ja auf jeden Fall, aber auch die Hilfe der Berater. Ich mag die Tatsache, dass es auf der anderen Seite Leute gibt – Kundenbetreuer, die wissen, wovon sie reden, und die den Markt kennen. Wir haben von ihnen Ratschläge zu allen bürobezogenen Themen erhalten.”
Kannst du uns ein wenig über deine Erfahrungen mit den ShareSpace-Tools erzählen?
Für mich war es offensichtlich und einfach. Mein erster Gedanke war: „Oh, das ist ja wie eine Suchmaschine für Büros.“ Die meisten Menschen auf der Welt wissen, wie man eine Suchmaschine benutzt, und für mich ist es in diesem Fall sogar noch einfacher, ShareSpace zu benutzen, weil man mehr Möglichkeiten hat, die Suche zu verfeinern, auf das was man will. Es ist sehr übersichtlich und nicht kompliziert. Ich wusste, wie viele Leute ich dort haben wollte. Ich kannte den Ort, an dem ich das Büro haben wollte. Es war viel einfacher als die Suche mit einer normalen Suchmaschine.
Einer der Werte bei Tribe47 lautet: „Bei der Arbeit geht es darum, Ziele zu erreichen und dabei Spaß zu haben.“ Auf welche Weise unterstützt euch euer neues Büro dabei?
Zunächst einmal: Wenn jeder das Gefühl hat, dass es ausreichend Platz gibt um zusammenzusitzen und zu brainstormen, steigert das bereits die Effektivität! Wenn man sein Büro mag, kann man auch einfach nach der Arbeit bleiben und abhängen – in unserem WeWork-Büro gibt es Bierzapfanlagen – und das löst so manche Anspannung – man kann mit anderen aus dem Team reden, die verstehen, was man gerade durchmacht. Geht man anschließend nach Hause kann man wirklich abschalten und sich ausruhen. Als Personalverantwortlicher möchte ich, dass die Mitarbeiter ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben haben – das ist Teil unserer Unternehmenskultur – und ich glaube fest daran, dass der richtige Arbeitsplatz dabei helfen kann. Wenn mir dieses neue Büro nicht gefallen würde, hätte ich es wirklich schwer, unsere Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten.
Hat euer neues Büro die Integration innerhalb der Firma gefördert? Damit alle sich engagieren und als Unternehmen zusammenwachsen und produktiv werden können?
Ja, auf jeden Fall! Abgesehen davon, dass ich mich an das von meinem CFO vorgegebene Budget gehalten habe, war mein einziges Ziel, einen Ort zu finden, das den Kollegen gefällt. Denn unsere Kultur ist es, niemanden zu zwingen, überhaupt ins Büro zu kommen. Der Arbeitsplatz soll die Menschen dazu ermutigen, Zeit miteinander zu verbringen. Wenn sich die Mitarbeiter hier nicht wohlfühlen würden, würden sie auch nicht herkommen.
Würdest du ShareSpace anderen Unternehmen empfehlen, insbesondere solchen aus der digitalen Marketingbranche?
Ein eindeutiges Ja! Vor allem für Unternehmen in meiner Branche! Jeder will Zeit sparen. Zeit ist Geld. Ich glaube, dass es bei B2B-Dienstleistungen darum gehen sollte, Zeit zu sparen. In meinem Fall hat ShareSpace genau das für mich getan, durch ihre Spezialisten, die alles für mich tun. Am Ende habe ich ihnen gesagt, was ich mir vorstellte. Also Ja!
Bist Du ein Start-up oder ein großes Unternehmen, das seinen Standort verlegt oder expandiert und eine flexible Bürolösung in Berlin sucht? Mit ShareSpace war es noch nie so einfach, den Ort zu finden, an dem Du Dein Geschäft betreiben kannst. Nutze die ShareSpace-Suchmaschine, um die große Auswahl an verfügbaren Standorten zu checken. Wir bieten auch einen maßgeschneiderten 360-Grad-Beratungsservice und eine On-Demand-App für die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen.
