Wielu pracodawców błędnie kalkuluje ilość metrów kwadratowych na pracownika w biurze. Prowadzi to nie tylko do niewłaściwego wykorzystania przestrzeni, ale również do wzrostu kosztów. Sprawdź, jaka powierzchnia biurowa powinna przypadać na pracownika i jak urządzić biuro w funkcjonalny sposób.
Czy leciałeś kiedyś pierwszą klasą? Oprócz pierwszeństwa wejścia na pokład i wygodniejszego fotela, zapłaciłeś też za więcej miejsca w samolocie. Tak samo jest z ilością przestrzeni biurowej – możesz zaserwować swoim pracownikom lot w klasie biznes, a możesz zmieścić wszystkich na niewielkiej powierzchni w klasie ekonomicznej.
Powierzchnia biurowa na pracownika – przepisy BHP
To, ile metrów kwadratowych powierzchni biurowej przypada na pracownika, zależy od przepisów BHP. Polskie przepisy mówią o tym, że na jedną osobę musi przypadać co najmniej 13 metrów sześciennych objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 metry kwadratowe wolnej powierzchni podłogi – wolnej, czyli niezajętej przez urządzenia techniczne czy sprzęt.
W branży nieruchomości biurowych przyjmuje się, że w przypadku jednopokojowego biura możemy liczyć około 6 m2. na osobę. Jeśli jednak dodamy do tego przestrzeń wspólną, taką jak korytarze i kuchnie, okaże się, że na jedną osobę musimy przyjąć około 7-10 m2 powierzchni.
Przepisy są jednakowe w całej Polsce: czy to biura Warszawa, biura Kraków, biura Poznań, biura Gdańsk, biura Gdynia czy biura Wrocław – zasady są te same.
Standardowe zagęszczenie powierzchni biurowej
Optymalna liczba m2 na pracownika – a właściwie na jedno stanowisko pracy – to 10 m2. Pozwala ona na wygodne ustawienie biurka i krzesła. To rynkowy standard, który pozwoli ci osiągnąć właściwą równowagę pomiędzy stanowiskami pracy twojego zespołu, salami konferencyjnymi oraz przestrzeniami wspólnymi.
Dlatego, jeśli zatrudniasz 20 osób, powinieneś szukać biura o powierzchni około 250-300 m2.
Oczywiście, wszystko zależy od lokalizacji biura, miasta i dzielnicy, a także budżetu. Wynajem biura w centrum miasta będzie droższy, dlatego część firm decyduje się na zwiększenie zagęszczenia i ograniczenie liczby sal konferencyjnych. Sprytne triki, takie jak zastąpienie pojedynczych biurek długimi ławami i zminimalizowanie ilości miejsca do przechowywania, pozwalają oszczędzić na przestrzeni i czynszu. To odpowiednik lotu w klasie ekonomicznej.
Nie musisz sam obliczać przestrzeni biurowej na pracownika
Jeśli chcesz zagwarantować swoim pracownikom ponadstandardowy komfort – lot w pierwszej klasie – oraz dodatkowe sale konferencyjne i większe przestrzenie wspólne, możesz wybrać przestronniejszy układ biura i przeznaczyć na pracownika 12,5 m2.
Nie musisz jednak wyliczać przestrzeni biurowej na pracownika samodzielnie. Jeśli szukasz biura dla swojej firmy, w ShareSpace pomożemy ci znaleźć idealną przestrzeń i dopasujemy ja do twoich potrzeb. Wystarczy, że powiesz nam, ile osób liczy twój zespół, w jakiej lokalizacji szukasz biura i jakim dysponujesz budżetem, a przygotujemy dla ciebie bezpłatne porównanie dostępnych opcji.
Możesz także samodzielnie porównać biura i zobaczyć różnice w zależności od powierzchni na pracownika, korzystając z naszej wyszukiwarki.
Ile powierzchni na pracownika? Ściągawka
Poniżej przedstawiamy bardziej szczegółową ściągawkę, ile powierzchni powinny zajmować poszczególne typy przestrzeni biurowej:
- Open space – zagęszczenie dopasowane: 6,50 – 7,50 m2 na osobę
- Open space – zagęszczenie standardowe: 8,50 – 10,00 m2 na osobę
- Mała sala konferencyjna (2-4 osoby): 10 m2
- Duża sala konferencyjna (4-8 osób): 14 m2
- Sala szkoleniowa (20-30 osób): 20 m2
- Biuro menedżera – 10 m2
- Biuro starszego menedżera – Z małym stołem konferencyjnym – 18,50 m2
- Biuro dyrektora – Ze stołem konferencyjnym dla 4 osób – 23,00 m2
- Aneks kuchenny – Bez miejsc do siedzenia – 10 m2
Przeczytaj: Jak wybrać biuro w coworkingu i nie przepłacić?
Przestrzeń a koronawirus. Ile m2 na pracownika w pandemii?
Aktualne przepisy w Polsce nie precyzują, ile m2 powinno przypadać na pracownika w biurze. W aktualnych zasadach można znaleźć jedynie informację, że w przestrzeniach zamkniętych zaleca się utrzymywanie co najmniej 1,5 m dystansu między osobami, a w pomieszczeniu nie powinno przebywać jednocześnie więcej niż 1 osoba na 10 m2. Nie ma jednak informacji, że zapis ten dotyczy biur.
Warto wziąć pod uwagę, że w obecnej rzeczywistości inaczej wykorzystujemy przestrzeń biurową. W pandemii wiele firm pracuje zdalnie lub hybrydowo, co sprawia, że obłożenie biur jest znacznie mniejsze niż przed pandemią. Aby nie ponosić dodatkowych kosztów wynajmu pustej przestrzeni, możesz skorzystać z dostępnych opcji wynajmu elastycznego – w ten sposób nie tylko zapewnisz swoim pracownikom lepsze warunki, ale również zaoszczędzisz.
Poniżej przedstawiamy trzy elastyczne rozwiązania, które zyskują coraz większą popularność:
1. Model hub-and-spoke
W tym modelu firma dysponuje głównym biurowym hubem – najczęściej w centrum miasta, który służy przede wszystkim jako miejsce spotkań, eventów i współpracy pomiędzy zespołami. Spoke w tym modelu oznacza natomiast mniejsze, satelitarne biura w innych miastach lub dzielnicach położonych dalej od centrum, ale bliżej typowych dzielnic mieszkalnych.
Model hub-and-spoke może przybierać różne formy. Możesz przykładowo wykupić abonament w sieci coworkingowej, która umożliwia dowolne korzystanie z kilku swoich lokalizacji. Twoi pracownicy mogą na co dzień pracować z biur położonych bliżej ich miejsca zamieszkania, a do centralnego hubu przyjeżdżać, by wspólnie popracować nad kluczowymi projektami.
Innym rozwiązaniem jest wprowadzenie rotacji pracowników. Przykładowo firma wynajmuje 25 stanowisk dla 50-osobowego zespołu w biurze serwisowanym, a pracownicy zmieniają się co dwa tygodnie. Jeśli zespół się powiększa, przestrzeń może zostać dopasowana do aktualnych potrzeb. Wielkim plusem takiego układu jest fakt, że płaci się tylko za faktycznie wykorzystaną przestrzeń, co pozwala optymalizować koszty.
Przeczytaj więcej o modelu hub-and-spoke.
2. Biuro jako hub projektowy
W tym modelu stawia się przede wszystkim na współpracę. Od lat z powodzeniem stosuje go m.in. Google, który zachęca swoich pracowników do wspólnego przebywania w fizycznej przestrzeni. Takie podejście sprzyja produktywności i pozwala pracownikom uczyć się od siebie nawzajem.
Kluczowe elementy hubu projektowego to:
- Rozmaitość typów przestrzeni: salki na spotkania, prywatne gabinety, nieformalne strefy wypoczynku oraz przestrzenie do samodzielnej pracy.
- Wiele wspólnych przestrzeni takich jak kawiarnie, strefa relaksu, duża sala konferencyjna, a nawet stół do ping-ponga lub piłkarzyki.
- Dogodna lokalizacja z dobrym dojazdem do dzielnic, gdzie mieszka większość pracowników, tak aby podróż z domu do biura nie trwała zbyt długo.
- Przestrzeń i wyposażenie, do których pracownicy nie mają dostępu w warunkach domowych (zależnie od firmy i typu pracy, np. studio nagraniowe, drukarki, biblioteka itp.).
- Wyposażenie pozwalające na elastyczną aranżację przestrzeni, np. mobilne ścianki i tablice, które można łatwo przesunąć zależnie od potrzeb.
3. Biuro o zmniejszonym zagęszczeniu
Ta koncepcja rearanżacji biura zakłada zmniejszenie liczby osób pracujących jednocześnie w tej samej przestrzeni. Jej głównym założeniem jest wprowadzenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, w tym redukcji zajętości miejsc o 50% we wszystkich typach przestrzeni – salkach konferencyjnych, przestrzeniach wspólnych i strefach relaksu.
W tym wypadku kluczowe do rozważenia są kwestie fizycznego dystansu i przepływu ruchu w budynku czy na piętrze. Zwiększenie fizycznego dystansu wiąże się po pierwsze ze zmniejszoną liczbą osób w biurze oraz wprowadzeniem barier takich jak przesuwne ścianki czy ekrany. Na przykład 20-osobową salę konferencyjną można zaadaptować do nowych reguł, wynosząc krzesła i wprowadzając cienkie ścianki z pleksi. Z jednej dużej sali lub biura można też wydzielić mniejsze gabinety albo pojedyncze, odizolowane kąciki do pracy.
Przeczytaj więcej o trzech nowych modelach biura
Elastyczne rozwiązania na rynku biurowym
Dzisiejszy rynek oferuje wiele elastycznych rozwiązań, które pomogą ci optymalnie dopasować przestrzeń do wymagań i budżetu. Oprócz konkretnej aranżacji biura, możesz wybrać rotacyjny system pracy, jak firma SMEO, albo model “pay as you grow” – jak Bitpanda. W modelu “pay as you grow” przestrzeń rośnie wraz z zespołem i potrzebami firmy – w ten sposób Ty płacisz tylko za rzeczywiście wykorzystaną powierzchnię.
Tutaj przeczytasz więcej o modelu “pay as you grow”.
Niezależnie od tego, jaki typ biura wybierzesz – czy będzie to tradycyjna przestrzeń biurowa, czy biuro w coworkingu, zwróć uwagę nie tylko na koszty, ale także komfort swoich pracowników. Dostępne możliwości sprawiają, że wynajem biura nie jest już czasochłonnym i kosztownym procesem – wprost przeciwnie, możesz bez trudu znaleźć odpowiednie biuro mieszcząc się w swoim budżecie. Przestrzeń, w której pracujesz ty i twój zespół, wpływa na wydajność i efektywność pracy – jeśli więc zależy ci na długofalowym rozwoju firmy, zdecyduj się na biuro, które ci w tym pomoże. Wtedy możesz mieć pewność, że w podróż ku przyszłości wybierzesz się pierwszą klasą.
Reguły BHP są te same dla przestrzeni coworking, jednak nie jest to takie oczywiste ponieważ płaci się za stanowiska pracy a nie metry kwadratowe. Jest to niezależne od miasta: coworking Warszawa, coworking Kraków, coworking Poznań, coworking Gdańsk, coworking Gdynia, czy coworking Wrocław – zasady są te same.
