Miközben a vállalatok próbálnak eligazodni a COVID–19 példa nélküli következményei között, tovább folytatódik a legjobb munkamodellekre vonatkozó globális párbeszéd, és egyre többen fordulnak a „hibrid” megoldás felé.
Mi áll e mögött a gyakran emlegetett, néha mégis homályos elképzelés mögött? Miért részesíti előnyben olyan sok munkavállaló ezt a munkamodellt? Milyen előnyökkel járhatna, ha bevezetnéd a cégednél?
Mi az a hibrid modell?
A hibrid munkamodellt széles körben a munkamodellek középútjának tartják, mert ötvözi az irodai és a távmunka előnyeit, valamint megbirkózik a két megközelítés által támasztott kihívásokkal. A megoldás a helyszíni és távoli jelenlét különböző arányait ötvözi, míg rugalmas szerkezete kellő teret ad a változtatásoknak, így bármilyen vállalat egyedi igényeihez igazodni tud.
Az eredmény? Egy testre szabott munkamodell, amely pontosan azt nyújtja, amire sokan vágynak: rugalmasságot abban, hogy mikor, hol és hogyan kerül sor a mindennapi munkavégzésre.
Mik az a előnyei?
Bár a hibrid munkamodell nem új találmány, fogalma és előnyei csak nemrég ragadták meg sokak figyelmét – különösen a több hónapig tartó karantén alatt, amelynek során a vállalatok kénytelenek voltak elhagyni az épületeket és a munkavállalók saját otthonában berendezni az irodákat. Pár név a hibrid modellt követő nagyvállalatok közül: Google, Spotify, Facebook, Shopify, Uber, Microsoft, Apple, Reddit, Revolute, Zoom, Ebay, Twitter és Citibank.
A Slack által végzett felmérés alapján a 3000 megkérdezett szellemi dolgozó közül 72% részesíti előnyben a távmunka és az irodai munka keverékét, más szóval azt, amit hibrid munkamodellnek nevezünk. Ehhez hasonló módon az Accenture „Munka jövője” elnevezésű felmérése világszerte több mint 9000 munkavállaló véleményét kérte ki. Az eredmények szerint a gyors ütemben növekvő szervezetek 63%-a léptetett életbe helytől független teljesítményre épülő munkamodelleket, és a megkérdezett alkalmazottak 83%-a vágyik a hibrid modell által nyújtott rugalmasságra.
A hibrid munkamodell legnagyobb előnyei az alábbiak:
– Rugalmasság:az irodán belüli és kívüli munkavégzés lehetősége jobb egyensúlyt biztosít a munka és a magánélet között. Míg vannak, akik jobban szeretnek csendes, otthoni környezetben dolgozni, mások élvezik a zsibongó irodai légkört, és a hibrid munka mindkettőt lehetővé teszi. – Alacsonyabb költségek: az ingázás és a munkához kapcsolódó kiadások jelentős mértékben csökkennek a távmunkával. – Technológia alkalmazása: a hibrid modell optimalizálja a csapatok és a vezetési struktúrák közötti online és offline kommunikációt, valamint együttműködést. – Megelőzi a kiégést: a távmunka sokak számára magányos és terhes élménnyé vált. A közösségen belüli személyes kapcsolatteremtés hatékony módszer a kiégés megakadályozására, és felveszi a harcot az elszigeteltség érzésével. – Nagyobb környezeti tudatosság: A heti ingázás mennyiségének csökkentése nemcsak pénztárcabarát megoldás, hanem jelentősen visszaszorítja a szén-dioxid-kibocsátást is, ezáltal mérsékli a cég ökológiai lábnyomát.
A ShareSpace hisz abban, hogy a megfelelő iroda inkább befektetés, mint költség, mert segít a céghez vonzani a kiemelkedő tehetségeket, és lehetővé teszi a fejlődést az erre alkalmas környezet biztosítása által. Az iroda nem csak asztalokból és székekből áll, mert ezeket az alapvető elemeket bárhol meg lehet találni – ezt bizonyítja a saját konyhánk vagy nappalink is, amit a karantén alatt irodának rendeztünk be. A munkaterületnek olyan környezetnek kell lennie, amely lehetővé tesz különböző munkamódszereket az együttműködési központoktól kezdve a nagy összpontosítást igénylő tereken és nyitott coworking irodákon át a közösségi terekig és hatalmas tárgyalókig.
Ezek a megoldások növelik a teljesítményt, felgyorsítják a munkafolyamatokat és elősegítik a kapcsolatteremtést, továbbá ezzel egy időben gondoskodnak a rugalmas bérleti időről és irodaméretről. Próbáld ki a ShareSpace keresőjét, és te magad is meggyőződhetsz arról, milyen könnyű és intuitív dolog olyan irodát találni, amelyik megfelel az igényeidnek, és segít a cégednek átállni a hibrid szerkezetre.
Milyen fajta hibrid modell válik be számodra?
A hibrid munkamodell különböző fajtái az adott csapatokhoz és részlegekhez igazodnak, amelyek napi működése jelentősen eltérhet egymástól. Lássuk a leggyakoribb változatok felsorolását:
Iroda fókuszú – Ez a modell az alkalmazottak irodán belüli jelenlétére fekteti a hangsúlyt. Azon csapatok számára a legjobb, amelyek erősen függnek az együttműködéstől és a kizárólag a vállalat területén elérhető erőforrásoktól. A főként helyszíni munkavégzés különösen alkalmas a csapatmunka előmozdítására és az alkalmazottak közötti erős kötelék kialakítására, míg a távmunkában töltött pár nap a rugalmasság előnyét biztosítja. A munkafolyamatok optimális dinamikája érdekében ajánlott olyan rendszert használni, ahol ezeket a távmunkában töltött napokat előre lehet kérvényezni, és a projektmunka kulcsfontosságú szakaszain kívül lehet igénybe venni.
Távmunka fókuszú – A távmunka fókuszú modell lehetővé teszi az alkalmazottak számára a mobilitást és a függetlenséget a munkavégzés helyén. A munkáltatónak eleget kell tennie annak a nagy követelménynek, hogy a csapata rendelkezzen a biztonságos munkavégzéshez szükséges összes technológiai eszközzel és a megfelelő erőforrásokkal. Bár általában lehetőség van az irodában tölteni a munkanapokat, ez a megközelítés azon munkakörök számára a legmegfelelőbb, ahol nem szükséges folyamatosan kapcsolatban lenni a csapat többi tagjával, hanem mindenki a saját feladatai végrehajtására összpontosít. A nem helyben lakó és sokat ingázó munkavállalók szintén nagyra értékelik ezt a megoldást, mivel az így nyert idő és pénz jelentős előnynek számít. Fontos szem előtt tartani, hogy kiemelt figyelmet kell fordítani a csapaton belüli kapcsolatok fenntartására. A kevés személyes találkozás és a digitális kommunikáció túlsúlya akár oda is vezethet, hogy a munkavállalók már nem érzik azt, hogy a vállalati közösséghez tartoznak.
Osztott hét – Ez a modell 2:3 arányban osztja meg a munkahetet vagy az otthoni, vagy az irodai munkavégzés javára. Ezt a munkavállalók preferenciáihoz lehet igazítani, de akár egy olyan beosztáshoz is lehet hangolni, amelyik az egész részleg számára rögzített. Ez nagyon hatékony a csapatok közötti rendszeres és kiépített kommunikáció biztosítása szempontjából, mivel a munkavállalók azonos napokon vannak az irodában, ami ösztönzi az együttműködést, ugyanakkor a távmunkában töltött idővel biztosítja az egyensúlyt, ami hasznos az elmélyült összpontosítást igénylő feladatok esetében.
Heti modell – Egy olyan rutint honosít meg, amelyben a munkavállalók heti rendszerességgel váltogatják az otthoni és irodai munkavégzést. A munkavállalói autonómia biztosítása fokozza a munkával való elégedettséget. Másik kiváló erőssége, hogy így a vállalat sokkal gördülékenyebben tud váltani a különböző munkaterületek között, ami nagy előny az előre nem látható körülmények esetében, ráadásul a munkavállalók így gyorsan tudnak alkalmazkodni a változásokhoz is.
„Tetszés szerinti” modell – Itt a munkavállalónak kell eldöntenie, milyen elrendezés felel meg leginkább az igényeinek. Akár tárgyalót keres egy ügyféllel való találkozó miatt, akár egy csendes helyre van szüksége a munkához, az iroda mindig elérhető számára, de nem mindig ugyanott. Ez a modell sokszor kéz a kézben jár az olyan irodákkal, amelyek nyitott elrendezésűek, és a használóik a szabad asztaloknál dolgozhatnak, de ide tartoznak a coworking terek is, ahol nem kell saját asztalt biztosítani az egyes munkavállalóknak.
Hogyan lehet hibrid modellre váltani?
A hibrid modell bevezetésének kezdeti szakasza sok előkészületet igényel, és alaposan fel kell térképezni hozzá az üzleti szükségleteket, a körülményeket, valamint a munkavállalók elvárásait.
A testre szabott hibrid terv
Nincs olyan hibrid modell, amely mindenkinél beválik, ezért meg kell vizsgálni a cég szerkezetét, értékeit és igényeit. Ezeknek a tényezőknek a számbavétele fogja kirajzolni azt a vázat, amelyre építkezni lehet. A következő tényezőket mindenképp fontos átgondolni: Rendelkezik a csapatod megfelelő technológiai eszközökkel, amelyek lehetővé teszik a munkavégzés helyszínei közötti váltást? Biztonságosan támogatja a munkavállalói távmunkahálózat a munka természetét? A jelenlegi kommunikációs eszközök optimalizálják vagy lelassítják a megbeszéléseket?
A megfelelő hely biztosítása
Attól függően, hogy milyen munkamodell mellett állapodsz meg, határozottan felül kell majd vizsgálnod az irodád elrendezését. Válaszd a hub and spoke modellt, ha a városnak egy adott részén tömörülnek a munkavállalói csoportok.
A szolgáltatott iroda remek lehetőség lehet, és nagyban segítheti a költségcsökkentést. Ha váltott munkarendszert vezetsz be a cégednél, elképzelhető, hogy csökkentheted a napi használatban lévő irodaméretet, vagy átgondolhatod a jelenlegi kihasználtságot, és különböző funkciójú (pl. összpontosítás vagy coworking) területeket jelölhetsz ki az irodán belül.
Átlátható és hozzáférhető irodabeosztás kialakítása
Amikor folyamatos mozgásban vannak az irodán belül és kívül dolgozó munkavállalók, nagyon fontos egyértelmű és hozzáférhető irodai naptárt biztosítani nekik. Ezáltal az egész közösség „egy hullámhosszon” lehet a nagy projektek, határidők és megbeszélések kapcsán.
Odafigyelés és kommunikáció
Az egészséges munkahelyi kultúra megteremtéséhez nélkülözhetetlen mások meghallgatása. Mivel a hibrid modellben a csapat kettéoszlik a távmunka és az irodán belüli munka tekintetében, nem lehet mindig olyan jelzésekre hagyatkozni, mint a testbeszéd vagy a személyes kommunikáció. Napjainkban mindennél fontosabb a nyitott párbeszéd és egy olyan tér megteremtése, ahol lehetőség van a problémák megfogalmazására és a visszajelzésre.
Ha egyértelmű útmutatások vagy jövőkép nélkül vezetsz be egy új munkarendszert, az összezavarhatja és megfélemlítheti az alkalmazottakat. Őszintén és türelmesen magyarázd el, miért tartod előnyösnek a cég és a munkavállalók számára az új változásokat, és hogy vállalatként hogyan tervezed legyőzni az átállás során felmerülő kihívásokat. Íme pár kérdés, amiket érdemes fontolóra venni: – Hogyan fogja a hibrid modell megváltoztatni a mindennapos munkaélményt? – Vannak olyan megbeszélések és események, amelyeken minden munkavállalónak részt kell vennie? – Hogyan kérelmezhetnek az alkalmazottak távmunkában töltött napokat? – Milyen kommunikációs csatornákat érdemes használni a megbeszélésekhez és konferenciahívásokhoz?
Támogatás és türelem A világjárványhoz kapcsolódó változások és küzdelmek utolsó hónapjai miatt egyes munkavállalók rugalmasabban viszonyulnak a további változásokhoz, míg mások ellenállnak annak, hogy jelentős átalakulások történjenek a mindennapi munkájukban. Fontos észben tartani, hogy mindenki máshogy éli meg ezt a helyzetet. Az alkalmazottak támogatása és az elkedvetlenedés vagy kiégés jeleinek kiszűrése elsődleges fontosságú.
Ahogy telik az idő, nyitott párbeszédet kell fenntartani a csapattal. A hibrid modell megoldásainak bevezetése időbe telhet. Kérj visszajelzést, és folyamatosan tekintsd át az előrehaladást!
Szeretnénk segíteni neked egy olyan költséghatékony megoldás megtalálásában, amely együttműködést serkentő légkört fog teremteni, és növeli a céged teljesítményét. A ShareSpace a világ első piaci és tranzakciókezelési SaaS-e (szoftverszolgáltatása) a kereskedelmi irodabérléshez, és összepárosítja egymással a cégeket és a hagyományos vagy rugalmas irodák bérbeadóit. Keresőmotorja az irodák valós idejű elérhetőségét és árát mutatja, emellett biztonságos, testre szabott, digitális technológiára épülő elektronikus aláírási megoldást nyújt. Ha egy kitűnő helyen lévő új irodát keresel, próbáld ki mindentudó keresőnket! Vannak még kérdéseid? Tanácsadóink mindig készen állnak, hogy az összes kérdésedre feleljenek.
