Sok munkáltató nem tudja megfelelően kiszámítani, mekkora helyre van szükség alkalmazottanként az irodában. Amellett, hogy emiatt nem lehet megfelelően kézben tartani a rendelkezésre álló teret, emelkednek a költségek is. Derítsd ki, mekkora helyre van szükséged munkavállalónként, és tudd meg, hogyan teheted működőképessé az irodádat!
Repültél már első osztályon? Amellett, hogy az elsők között szállhatsz be, és kényelmesebb ülést kapsz, valami másért is fizetsz: a nagyobb helyért. Ugyanez vonatkozik az irodabérlésre is. Az alkalmazottaid utazhatnak első osztályon, de bezsúfolhatod őket a turistaosztály kis üléseibe is.
Az irodák átlagos kihasználtsága
A kereskedelmi ingatlanpiacon azt szokták mondani, hogy munkavállalónként körülbelül 9,5 m2 területre van szükség az irodában. Ekkora helyen kényelmesen elfér egy asztal és egy szék, és a piacon ez a méret számít átlagosnak. Egy ekkora terület segít megfelelő egyensúlyt teremteni a munkavállalók munkaállomásai, a tárgyalók, a közösen használt helyiségek és a pihenőszobák között.
Természetesen minden az iroda elhelyezkedésétől és a költségvetésedtől függ. Ha a városközpontban bérelsz irodát, magasabb lesz a bérleti díj. Ezért dönt több vállalat is úgy, hogy növeli az irodák kihasználtságát és csökkenti a tárgyalók számát. Mások trükkökhöz folyamodnak, például hosszú padokra cserélik az egyszemélyes asztalokat, és a lehető legkevesebb teret áldozzák tárolásra. Ez segít spórolni a hellyel és a költségvetéssel, de nem szabad megfeledkezni arról, hogy ez azonos a turistaosztályon való repüléssel.
Hogyan lehet kiszámolni, hogy alkalmazottanként mennyi helyre van szükség az irodában?
Ha az átlagosnál jobb minőségű munkaterületet (első osztályú repülőutat) szeretnél biztosítani a csapatod számára, választhatsz tágasabb irodát több tárgyalóval és konferenciateremmel, ahol több hely jut az egyes munkavállalókra. Ebben az esetben érdemes 12,5 m2-rel számolni alkalmazottanként.
Ha most azon gondolkozol, hogy számold ki, mennyi hely essen egy főre, van egy jó hírünk: nem kell egyedül elvégezned ezt a feladatot. Ha új irodát keresel a céged számára, a ShareSpace segíthet megtalálni és az igényeidnek megfelelően testre szabni a tökéletes helyet. Semmi mást nem kell tenned, mint megmondani, hány fős a csapatod, milyen helyeket részesítesz előnyben, és mekkora a költségvetésed. Ezután teljesen ingyen és személyre szabottan összehasonlítjuk számodra az irodákat.
Te magad is összevetheted a kiadó helyeket, és a kihasználtság alapján láthatod az árbeli eltéréseket. Ehhez használd a keresőnket.
Mennyi hely kell alkalmazottanként? Segédlet
Ez a részletes segédlet elárulja, mekkora területet kell szentelned a különböző fajta helyiségeknek, és hogy mennyi területre van szükség alkalmazottanként:
- Nyitott tér (erős kihasználtság): 6,5 – 7,5 m2 munkavállalónként
- Nyitott tér (átlagos kihasználtság): 9,5 – 10 m2 munkavállalónként
- Kis tárgyaló (2-4 fős) – 9,5 – 10 m2
- Nagy tárgyaló (4-8 fős) – 14 m2
- Tanácsterem (15-20 fős) – 20 m2
- Előadó/konferenciaterem (20-30 fős) – 28 m2
- Teakonyha – 10 m2
- Vezetői iroda – 10 m2
- Felsővezetői iroda (kis tárgyalóasztallal) – 18,5 m2
- Igazgatói iroda (négyfős tárgyalóasztallal) – 23 m2
- Kis szerverszoba (1 kiszolgálóállvánnyal) – 4 m2
- Nagy szerverszoba (4 kiszolgálóállvánnyal) – 11 m2
Irodaterület a világjárvány idején
Ma már máshogy használjuk az irodában rendelkezésre álló teret, mint a világjárvány előtt. Számos vállalat alkalmazza a hibrid modellt, ami azt jelenti, hogy kevesebben járnak be az irodába. A költségek optimalizálása és a kihasználatlan térért történő fizetés elkerülése érdekében érdemes a legrugalmasabb bérleti lehetőségek közül választani. Ezek jobb munkakörülményeket nyújtanak a csapatod számára, és nem járnak szükségtelen kiadásokkal.
Mutatunk három rugalmas lehetőséget, amelyek egyre népszerűbbek:
1. Hub-and-spoke
Ebben a modellben van egy elsődleges, központi iroda, amely általában a város központjában található, és ez a megbeszélések, események és csapatok közötti együttműködések színtere. A központi irodához kapcsolódó szatellitirodák kisebb városokba vagy a munkavállalók otthonához közelebb települnek.
Hagyományos és rugalmas irodahelyiségeket foglalnak magukba, de akár egy coworking iroda bérelt munkaállomásait is jelenthetik. A munkavállalók heti 1-2 napot otthonról, hármat a hozzájuk közeli irodában dolgoznak, a nagyobb eseményekre pedig elutaznak a cég székhelyére.
A hub-and-spoke modellnek különböző változatai vannak. Például a munkavállalók kaphatnak egy coworking tagsági kártyát, és ugyanazon irodaszolgáltató különböző helyszíneit is igénybe vehetik. Szükség szerint előre lefoglalhatnak maguknak egy külön asztalt, de foglalás nélkül is érkezhetnek, és akkor a coworking iroda szabad munkaállomásait használhatják.
Másik megoldás a munkavállalók rotálása, amikor egy 50 főből álló csapat 25 munkaállomást használt egy szolgáltatott irodában, és egy-két hetente váltják egymást az emberek. Ha bővül a csapat, az igényeknek megfelelően lehet növelni a teret. Ennek előnye az, hogy csak a ténylegesen használt területért kell fizetni, ami optimalizálja a költségeket.
2. Az iroda mint együttműködési központ
Ez a modell főként az együttműködést mozdítja elő. A Google évek óta használja, mert arra ösztönzi a munkavállalókat, hogy fizikailag osztozzanak ugyanazon a téren. Ez a megközelítés elősegíti a teljesítményt, és lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy tanuljanak egymástól.
Az iroda mint együttműködési központ fő elemei a következők:
- Sokoldalú tér: tárgyalótermek, külön irodák, kötetlen közösségi terek és zsúfoltságmentes zónák az elmélyült munkavégzéshez.
- Több közösségi terület, például kantinok, központi elhelyezkedésű társalgó, nagy konferenciaterem vagy akár pingpong- vagy csocsószoba a kreatív szünetekhez.
- Kényelmes elhelyezkedés a munkavállalók otthonához közel, hogy a lakóhely és az iroda közötti ingázás gyors legyen.
- Erőforrások, amelyeket a csapat otthon nem tud használni (a vállalattól és a munka típusától függően), mint például podcastolásra alkalmas stúdió, nyomtatási lehetőség, könyvtár stb.
- Rugalmas lehetőségek, például mobil falak vagy mozgatható rajztáblák, amelyeket gyorsan az aktuális igényekre lehet szabni.
Read more abouTovábbi olvasnivaló az együttműködési központként használt irodárólt office as a collaboration hub
3. Zsúfoltságmentes iroda
Ez a modell korlátozza az egy helyiségben tartózkodó munkavállalók számát. Olyan biztonsági irányelvek alkalmazását igényli, mint például a kihasználtság 50%-os csökkentése minden helyiségben (tárgyalókban, közös helyiségekben, pihenőkben).
A két fő szempont a fizikai távolság és a közlekedési útvonalak mintázata.
A fizikai távolságtartást elsősorban a szobában tartózkodó emberek számának csökkentésével és olyan fizikai térelválasztókkal lehet elérni, mint a mozgatható falak és paravánok.
Például egy 20 fős tárgyaló esetében érdemes lehet csökkenteni a székek számát, valamint paravánokat vagy védőfalakat elhelyezni a biztonság érdekében.
Rugalmas irodamegoldások
A mai piac számos rugalmas megoldást kínál, amelyek segítenek a költségvetésednek leginkább megfelelő hely megtalálásában. A kötött irodai elrendezés mellett különféle modellek (hibrid, rotációs vagy pay-as-you-grow) közül választhatsz, mint ahogy a Bitpanda tette. A pay-as-you-grow modellben a tér a csapatoddal és az igényeiddel együtt növekszik, és csak a ténylegesen használt helyért kell fizetned.
Bármilyen fajta irodát is választasz (legyen az egy hagyományos vagy coworking hely), ügyelj arra, hogy a csapatod kellemesen érezze magát. Az elérhető megoldások zökkenőmentessé teszik az irodabérlési folyamatot, amelyre nem kell annyi időt áldoznod, mint korábban.
Ne feledd, hogy a munkavégzés helye hatással van a teljesítményre, a kreativitásra és a motivációra. Ha hosszú távú üzleti növekedésben gondolkozol, érdemes olyan irodát választanod, amelyik segít elérni a céljaidat. Akkor biztos lehetsz abban, hogy első osztályon utazol a jövő felé.
