A megfelelő iroda számtalan előnnyel járhat a cég számára. A nagyobb teljesítmény és az innováció előmozdítása mellett egészség egyensúlyt teremt a munka és a magánélet között, továbbá segít új üzleti kapcsolatokat kialakítani. A „megfelelő” iroda ismérvei természetesen a következők: kiváló elhelyezkedés, kényelmes munkaterület, praktikus elrendezés és stílusos kialakítás. Ugyanakkor sokszor az ár az a tényező, amelyik a legnagyobb súllyal esik latba. Íme 6 tipp arra, hogyan lehet pénzt megtakarítani a legjobb és legköltséghatékonyabb iroda keresése során.
1. tipp: Válassz szolgáltatott irodát!
Akár egyetlen asztalt kereső szabadúszó, akár irodára vadászó nagyvállalat vagy, a szolgáltatott irodák kitűnő lehetőséget testesítenek meg bármilyen költségvetés és méret esetében. A szolgáltatott irodát – mint ahogy a név is utal rá – egy szolgáltató tartja kézben. Ez azt jelenti, hogy a bérleti szerződés aláírása után be is költözhetsz az irodába, kényelembe helyezheted magad, és rögtön munkához láthatsz. A széles sávú internet kiépítésének, a biztonsági rendszereknek, a recepciónak, a konyhának, a takarításnak és egyebeknek a költségeit ezután ki is húzhatod a listádról. Mivel az irodádat folyamatosan egy szolgáltató tartja kézben és karban, csak egy kis összegű havi díjat kell fizetned a használati költségek fedezésére. Érdemes észben tartani, hogy bármilyen meghibásodás vagy szolgáltatáskimaradás esetén (legyen szó a WIFI-ről vagy a vízvezetékről) nem téged terhelnek a javítás költségei, és nem neked kell foglalkoznod a javíttatással, mert erről is az iroda bérbeadója gondoskodik.
2. tipp: Gondold végig, milyen munkamodellt követsz!
A COVID–19 miatt számos vállalat ment át jelentős átalakulásokon, így még rugalmasabb lett a munkamodelljük. A karantén idején távmunkára váltó cégek most tisztában vannak azzal, hogy felül kell vizsgálniuk ezt a munkamodellt, és rugalmas megoldásokat kell bevezetniük. Egy 2021-es Owl Labs kutatás szerint az „európai vállalatok 89%-a tervez hibrid modellre váltani a világjárvány után, és csak 11%-uk számít arra, hogy a munkavállalók teljes munkaidőben visszatérnek az irodába”. Miközben előbb-utóbb mindenki visszatér az irodába, fontos felmérni, hogy szükséges-e változtatni a saját vállalatunk működési módján. Íme pár kérdés, amelyek mentén érdemes elindulni: – A jelenlegi munkamodell lehetővé teszi a változó körülményekhez, például a karanténokhoz való gyors alkalmazkodást? – A COVID–19-et szem előtt tartva be kellene a cégemnek fektetnie egy olyan irodába, amelyik előtérbe helyezi a biztonsági óvintézkedéseket (pl. testhőérzékelők, érintésmentes megoldások vagy zsúfoltságmentes irodamodell)? – Vajon egy együttműködési központ nagyobb mértékű innovációt és teljesítményt tenne lehetővé a cégemen belül? – Vajon egy „hub-and-spoke” modell csökkentené az ingázással járó költségeket, és ezáltal rugalmasabbá tenné a csapatomat? – Érdemes fontolóra vennem a „hibrid” modellt, hogy segítsem az alkalmazottaimat a távmunka és az irodában történő munka közötti átmenet során? Az ezekre a kérdésekre adott válaszok hasznos kiindulópontot adnak ahhoz, hogy megfelelő elvárásaid, egyértelmű céljaid és körvonalazott költségvetésed legyen az iroda számára. A hibrid modell alkalmazása különösen hasznos lehet a rugalmasság szempontjából, mert optimalizálja a használt terület méretét, és csökkenti a bérlettel járó kiadásokat. Például egy 20 fős vállalat számára ez azzal járhat, hogy havi 10 000 € bérleti díj helyett csak 5000 €-t kell fizetni.
3. tipp: Mekkora irodára van ténylegesen szükséged?
Ha sikerül kijelölnöd azt a munkamodellt, amelyik leginkább megfelel a vállalatodnak, akkor pontosan és valószerűen fel tudod mérni a szükséges hely méretét.
Akár egy startupot, akár egy nagyvállalatot képviselsz, ha az elkövetkező hónapokban bővíteni szeretnéd a csapatod, úgy kerülheted el a túlzott kiadásokat, ha a munkavállalók aktuális számához igazítod az iroda méretét, és a csapat bővülésével összhangban növeled meg a rendelkezésre álló helyet. A szolgáltatott irodák esetében könnyű alkalmazni ezt a pénztárcabarát megközelítést. A rugalmas bérleti lehetőségek lehetővé teszik az iroda méretének személyre szabását és kézben tartását, ami azt jelenti, hogy csak annyiért kell fizetned, amennyit használsz.
Íme pár hasznos iránymutatás arra, hogyan számolhatod ki, mekkora helyre van szükség munkavállalónként az irodában.
4. tipp: Ne vásárolj bútorokat!
Nem, ez nem jelenti azt, hogy egy üres, bútorozatlan irodában kellene dolgoznod. A munkakörnyezet óriási hatást gyakorol a munkád minőségére (elősegítve a kreativitást, a motivációt és az innovációt), ezért nem árt, ha az iroda tükrözi ezeket az értékeket. Másfelől az iroda berendezése és felszerelése többnyire nagy kezdeti beruházással jár, és időigényes folyamat is.
Például egy 20 fős cég számára, egy egy légterű iroda esetében ez legalább 25-30 000 € is lehet (munkavállalónként 10 m2-rel számolva).
Ha spórolni szeretnél ezen a költséges feladaton, vess egy pillantást a szolgáltatott irodák és a coworking irodák előnyeire. Ezek megfelelő bútorokkal rendelkeznek, vagyis lesz bennük hagyományos vagy állva használható asztal, szék, projektor, nyomtató, tárgyaló, kávéfőző és egyéb konyhai eszközök, továbbá modern stílus fogja őket jellemezni. Meríts ihletet ezekből a csodálatosan berendezett budapesti irodákból, amelyek akár a te céged otthonai is lehetnének.
5. tipp: Megtakarított idő = megtakarított pénz
Az idő pénz. Ez a mondás napjainkban is megállja a helyét. Különösen, ha az irodakeresési folyamatot nézzük. Általában órákig tart végigböngészni a keresőmotorok találatait, az ajánlatokat és a hirdetéseket, és ez még csak a kezdet. Ezután jön a kapcsolatfelvétel, az üzenetváltások, e-mailek, telefonhívások sora, a helyszíni szemle, a sok megbeszélés és tárgyalás. Ez hosszú és költséges folyamat lehet, különösen, amikor nem zárul szerződéskötéssel. Robert Chmielewski (a ShareSpace vezérigazgatója) és Marcin Dyszyński (a ShareSpace technológiai igazgatója és társalapítója) úgy döntött, kezd valamit ezzel a problémával, és ennek eredményeként jött létre a ShareSpace. Robert a következőképp érvel: „Amikor egy vállalat egy nagy tranzakció előtt áll, az a vezetőség, a vezérigazgató, az ügyvezető igazgató, a pénzügyi igazgató és a HR-igazgató szoros együttműködését igényli. Ha a tranzakció 8 hónapon át leköti ezeket az embereket, akkor mindannyiuk havi fizetését 8-szor kell megszoroznunk, hogy megkapjuk, mekkora értéke lett volna annak, ha ezalatt mással foglalatoskodnak. Általunk lehetővé válik ennek az időnek és a kiadásoknak a minimalizálása a 8-szoros értékről 2-szeresre, vagyis egy hónapról egy hétre, a nagyon kicsi tranzakciók esetében pedig egy hétről egy-két napra. Azáltal, hogy közel negyedére tudjuk csökkenteni a tranzakcióhoz szükséges időt, számos vállalat rengeteg megtakarítást érhet el.” A ShareSpace valós idejű keresőmotorját és végpontok közötti platformját használva össze lehet hasonlítani az egyes helyszíneket, kapcsolatba lehet lépni a szolgáltatókkal, meg lehet szervezni a bejárásokat, és még megállapodást is lehet kötni. Mindezt teljesen online, pénzt és időt spórolva. Az irodák ingyenes összehasonlításához kattints ide.
6. tipp: Használd az irodabérlési ellenőrzőlistát!
A hibák költségesek lehetnek, ezért legjobb elkerülni őket. 10 hiba, amelyet érdemes elkerülni, ha irodát bérelsz: itt ajánlások kimerítő listáját találod, amelyet a ShareSpace tanácsadói állítottak össze. Ez a lista segíteni fog tárgyalni, lealkudni az árat, ennek eredményeként pedig pénzt spórolni a bérleti szerződés aláírásával. Ráadásul teljesen ingyenes.
Készen állsz arra, hogy elkezdj spórolni? A ShareSpace segíthet neked megtalálni a céged számára tökéletes helyet. Használd kiváló keresőnket, hogy rátalálj az igényeidnek megfelelő, a feltételeidet teljesítő irodára.
További segítségre van szükséged? Tanácsadóink mindig készen állnak, hogy feleljenek a kérdéseidre.
Van valamilyen bevált tanácsod arra, hogyan lehet pénzt spórolni az irodakeresés során? Oszd meg közösségünk többi tagjával is a Facebookon, az Instagramon vagy a LinkedInen a #ShareSpaceAdvice hashtaget használva.
