Das richtige Büro kann unzählige Vorteile für Ihr Unternehmen bringen. Angefangen von einer erhöhten Produktivität und einem Schub an Innovation, fördert es eine gesunde Work-Life-Balance und hilft, neue Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Die Kriterien, die ein “richtiges” Büro auszeichnen, sind natürlich: eine großartige Lage, ein komfortabler Arbeitsplatz, eine praktische Aufteilung und ein stilvolles Design, aber oft ist der Faktor, der alles aufwiegt, der Preis. Hier sind unsere 6 Tipps, die Ihnen helfen, Geld zu sparen und den besten und kostengünstigsten Arbeitsplatz für Ihr Unternehmen zu finden.
Tipp Nr. 1 Entscheiden Sie sich für Büros mit Service
Ob Sie als Freiberufler auf der Suche nach einem Schreibtisch sind oder einen Raum für ein großes Unternehmen suchen, Serviced Offices sind eine großartige Option für jedes Budget und jede Größe.
Serviced Offices – wie der Name schon sagt – sind Räumlichkeiten, die von einem Verwalter betreut werden. Das bedeutet für Sie, dass Sie nach der Unterzeichnung des Mietvertrags sofort einziehen, es sich bequem machen und mit der Arbeit beginnen können. Die Kosten für die Breitbandinstallation, die Sicherheit, die Rezeption, die Personalküche, den Reinigungsservice und vieles mehr können Sie von Ihrer Liste streichen.
Da Ihre Büroräume kontinuierlich vom Raumanbieter gewartet und verwaltet werden, fällt für Sie nur eine geringe monatliche Gebühr an, die Ihre Nutzungskosten deckt.
Was Sie nicht vergessen sollten, ist, dass Sie im Falle von Störungen oder Defekten, vom WLAN bis zu den Sanitäranlagen, sicher sein können, dass sowohl der Ärger als auch die Kosten für die Reparaturen vom Raumanbieter übernommen werden.
Tipp #2 Überprüfen Sie Ihr Arbeitsmodell
Viele Unternehmen haben sich aufgrund von COVID-19 stark verändert und ihr Arbeitsmodell flexibler gestaltet. Die Unternehmen, die während des Lockdowns auf Fernarbeit umgestellt haben, sind sich nun bewusst, dass sie ihr Arbeitsmodell überprüfen und flexible Lösungen im Unternehmen einführen sollten.
Nach einer Studie von Owl Labs aus dem Jahr 2021 planen 89% der europäischen Unternehmen nach der Pandemie eine hybride Belegschaft, wobei nur 11% erwarten, dass die Mitarbeiter in Vollzeit ins Büro zurückkehren.”
Wenn wir uns alle auf den Weg zurück ins Büro machen, ist es wichtig, zu prüfen, ob es in Ihrem Unternehmen Anpassungsbedarf gibt. Hier sind einige Fragen, mit denen Sie beginnen können:
-Erlaubt mein derzeitiges Arbeitsmodell eine schnelle Reaktion auf sich ändernde Umstände, wie z.B. Schließungen?
Sollte mein Unternehmen im Lichte von COVID-19 in ein Büro investieren, das Sicherheitsmaßnahmen Priorität einräumt, z.B. Temperaturscanner, berührungslose Lösungen oder ein Modell des “entlasteten Büros”?
-Könnte ein Collaboration Hub die Innovation und die allgemeine Produktivität in meinem Unternehmen steigern?
-Würde ein “Nabe und Speiche“-Modell die Kosten für das Pendeln senken und meinem Team mehr Flexibilität bieten?
-Sollte ich ein “hybrides” Büromodell in Betracht ziehen, um meinen Mitarbeitenden den Übergang von der Fernarbeit zurück zur Arbeit vor Ort zu erleichtern?
Die Antworten auf diese Fragen sind wertvolle Anhaltspunkte, um die richtigen Erwartungen, klaren Ziele und das richtige Budget für Ihr Büro festzulegen.
Die Entscheidung für ein “hybrides” Büromodell kann vor allem viel Flexibilität bringen, die Raumnutzung optimieren und die Kosten für die Miete senken. Für ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern kann dies beispielsweise den Unterschied zwischen 5.000 € und 10.000 € Mietkosten pro Monat ausmachen.
Tipp #3 Wie viel Bürofläche brauchen Sie wirklich?
Ausgehend von #2 ermöglicht die Bestimmung des Arbeitsmodells, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt, eine genaue und realistische Einschätzung des Raumbedarfs, den Sie benötigen.
Ganz gleich, ob Sie ein Start-up oder ein Unternehmen sind, das in den kommenden Monaten eine Erweiterung seines Teams plant, können Sie überhöhte Kosten vermeiden, indem Sie die Größe Ihres Arbeitsplatzes an die aktuelle Mitarbeiterzahl anpassen und entsprechend erhöhen. Mit “Serviced Offices” lässt sich dieser budgetfreundliche Ansatz leicht umsetzen. Flexible Mietverträge ermöglichen es Ihnen, die Größe Ihres Büroraums individuell anzupassen und zu kontrollieren, d.h. Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen.
Hier finden Sie einige hilfreiche Richtlinien zur Berechnung Ihrer Bürofläche pro Mitarbeiter.
Tipp #4 Keine Möbel mehr kaufen
Nein, das bedeutet nicht, dass Sie in einem leeren, unmöblierten Büro arbeiten sollten. Ihre Arbeitsumgebung hat einen enormen Einfluss auf die Qualität Ihrer Arbeit – sie fördert Kreativität, Motivation und Innovation – daher ist es gut, wenn Ihr Raum diese Werte widerspiegelt. Andererseits ist das für die Einrichtung und Ausstattung eines Büros benötigte Budget in der Regel eine große Ausgabe und ein zeitaufwändiger Prozess.
Ein Großraumbüro für ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern (unter der Annahme von 10 m² pro Mitarbeiter) kann beispielsweise mindestens 25.000-30.000 € kosten.
Um diese kostspielige Aufgabe zu sparen, nutzen wir wieder die Vorteile von Serviced Office und Coworking Spaces. Diese sind gut ausgestattet und bieten Ihnen traditionelle Schreibtische oder Stehtische, Stühle, Präsentationsbildschirme, Drucker, Konferenzräume, Kaffeemaschinen und andere Küchenutensilien sowie eine moderne Einrichtung. Lassen Sie sich von diesen wunderschön eingerichteten Büros in Berlin und München inspirieren, die das Zuhause Ihres Unternehmens sein könnten.
Tipp #5 Zeit sparen = Geld sparen
Die Phrase “Zeit ist Geld” ist heute so wahr wie eh und je. Vor allem, wenn es um die Suche nach einem Büro geht. Der Aufwand für das stundenlange Durchsuchen von Suchmaschinenergebnissen, Angeboten und Anzeigen ist nur der Anfang. Die Kontaktaufnahme mit Vermietern, der Austausch von Nachrichten, E-Mails und Anrufen, die Vereinbarung von Besichtigungen, Beratungen und Treffen kann langwierig und kostspielig sein, vor allem, wenn ein solches Geschäft nicht zustande kommt. Robert Chmielewski (CEO von ShareSpace) beschloss zusammen mit Marcin Dyszyński (CTO und Mitbegründer von ShareSpace), dieses Problem zu lösen und gründete ShareSpace. Robert Dyszyński erklärt: “Ein Unternehmen, das an einer großen Transaktion arbeitet, benötigt die Beteiligung eines Führungsteams: CEO, COO, CFO, HR-Manager, die alle an einem Strang ziehen. Wenn eine solche Transaktion ihr Engagement für 8 Monate erfordert, ergibt die Multiplikation all ihrer Monatsgehälter mit 8 den Wert der Opportunitätskosten dessen, was sie sonst hätten tun können. Wir ermöglichen es, diese Zeit und Kosten von x8 auf x2, von einem Monat auf eine Woche und bei sehr kleinen Geschäften von einer Woche auf ein oder zwei Tage zu minimieren. Eine Verringerung des Zeitaufwands um bspw. das vierfache ist für viele Unternehmen eine enorme Ersparnis.” – Die Nutzung der ShareSpace Echtzeit-Suchmaschine und der End-to-End-Plattform für den Vergleich von Standorten, die Kommunikation mit Gastgebern, die Vereinbarung von Besichtigungsterminen und sogar den Abschluss von Geschäften – vollständig online – ist eine zeit- und kostensparende Lösung. Ihren kostenlosen Bürovergleich finden Sie gleich hier.
Tipp #6 Verwenden Sie unsere Checkliste für Büromietverträge
Fehler können kostspielig sein, deshalb sollten sie vermieden werden. 10 Fehler, die Sie bei der Anmietung eines Büros vermeiden sollten ist eine ausführliche Liste mit Empfehlungen, die von unseren ShareSpace-Beratern erstellt wurde und die Ihnen helfen wird, zu verhandeln, den Preis zu senken und somit Geld zu sparen, wenn Sie einen Mietvertrag abschließen. Und das Beste daran: Sie ist völlig kostenlos.
So, sind Sie bereit, mit dem Sparen anzufangen? Wir von ShareSpace können Ihnen helfen, den besten Arbeitsplatz für Ihr Unternehmen zu finden. Nutzen Sie unsere starke Suchfunktion, um ein Büro zu finden, das Ihren Bedürfnissen entspricht, und zwar zu Ihren Bedingungen.
Brauchen Sie mehr Hilfe? Unsere Berater stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, um alle Ihre Fragen zu beantworten!
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